6 systemer for passiv og bekymringsfri utleie av eiendom

Utleie av eiendom kan både være tidkrevende og strevsomt. Høylytte leietakere, jevnlig utskiftning med oppstriping av gulvet, og rotete studenter i kollektiv. Utfordringene er mange, og konsekvensene kan være store. En proaktiv tilnærming til utleieforvaltning med systemer på plass, kan redusere tidsbruken din, og øke trivselen for leietakerne. I denne artikkelen ser vi på 6 effektive systemer for utleie av eiendom.

‍

‍

Systemene tilrettelegger for standardisering og rutiner som kan brukes i flere utleieobjekter og til videre skalering av utleieporteføljen. Systemene er satt sammen av ulike punkter innenfor utleie og man står fritt til å velge de systemene som passer din strategi.

1.    Gode husordensregler

Har du selv bodd i kollektiv kjenner du nok til frustrasjonen som oppstår når romkameraten aldri blir med på fellesvasken eller spiller musikk til langt på natt. Det kan føre til hyppig utskifting av leietakere, klager fra naboer, større slitasje på eiendommen og mer oppfølging fra deg som utleier. For å unngå dette er det viktig med klare husordensregler. Disse bør inneholde klare retningslinjer hva gjelder vasking, ro og orden, husdyr, og andre forhold.

Et eksempel på husordensregler kan struktureres som dette:

•  Vaskeliste – ansvarsfordeling for områder, tidsplan og beskrivelse for vask
•  Ro og orden – Vanligvis ro etter 23.00, påbud om å varsle om aktiviteter som kan påvirke andre i utleieobjektet og naboer
•  Husdyr – Beskrive om dette er tillatt eller ikke
•  Tekniske installasjoner – Beskrive når dette kan brukes og hvordan (vaskemaskin, tørketrommel, osv.)
•  Flytting og plassering av inventar – Beskrive om dette er mulig eller ikke, opplyse om det er lov å gjøre tiltak som å skru i vegger, male osv.
•  Annet – Retningslinjer for bruk av internett, parkeringsregler (hvis aktuelt), osv.

Eksempelet over tar for seg noen viktige punkter, men her er det opp til den enkelte å vurdere hva som er aktuelt. Likevel vil flere regler gjøre det lettere for leietaker å opptre i god skikk, og redusere konflikt med utleier. Husordensreglene skal bidra til et velfungerende utleieobjekt og fraskrive utleier ansvar som går innunder reglene.  Mindre støy vil også redusere klaging fra naboer og gjøre hverdagen som utleier enklere.  

2.    Forvaltningssystem

Husordensreglene kan effektiviseres ytterligere med en digital kontrakt gjennom et forvaltningssystem. Avtalen er standardisert og kommer ferdigskrevet, i tillegg til at du kan legge til presiseringer etter eget ønske. Signering med Bank ID og innbetaling av depositum skjer også digital. I de fleste forvaltningssystemene kan du også kommunisere og loggføre info om leietaker. Eksempler på forvaltningssystem er Hybel.no, Husleie.no og UniteLiving.no. Forvaltningssystemer og andre gode verktøy for utleie beskrives nærmere i «4 verktøy for effektiv utleie»

3.    Nummerering av rom og inventar

Nummerering av rom og inventar i utleieobjektet gjør det lett for leietakere å ha kontroll over egne eiendeler og oppgaver. Hver leietaker får utdelt et fast nummer. Alle soverom kan nummereres, og får et tilsvarende nummer på plantegningen. Samme nummer kan benyttes på hyller og skap på bad, kjøkken og i kjøleskap. Har du boder ute, i kjeller eller på loft, kan disse med fordel få de samme numrene. Numrene kan også knyttes til de ulike oppgavene i vaskeplanen, slik at det blir helt tydelig hvem som har ansvar for hva.

Nummerering vil bidra til at kollektivet holder seg rent og ryddig. Når utleier fordeler arbeidsoppgaver og områder, kan også konfliktnivået i kollektivet reduseres. Det er i tillegg enkelt for nye leietakere å flytte inn, ettersom de får utdelt et nummer som de kan orientere seg etter uten ytterligere tidsbruk og involvering av utleier.

4.    Møblerte utleieobjekter

Det er mange delte meninger mellom møblerte og umøblerte utleieobjekter. Det finnes både fordeler og ulemper ved å tilby møblerte utleieobjekter, men vi skal her se på fordelene. Ved å møblere utleieobjektet, særlig et kollektiv, slipper du at leietakere må flytte inn og ut med større personlige eiendeler. Inn – og utflytting kan føre til skraper og hull i vegger og gulv og gi økt slitasje over tid. Er møblene allerede på plass, kan leietaker ta med seg dyne og pute og flytte rett inn. Tilsvarende når de flytter ut. Et møblert kollektiv kan fremstå mer attraktivt og gjøre inn – og utflytning til en enkel affære for leietaker, og bekymringsfritt for deg som utleier.

Likevel er det ikke gitt at møblerte objekter vil passe din strategi som eiendomsinvestor. Om du skal møblere eller ei, bør sees i sammenheng med hvem du skal leie ut til, lengde på leieforhold og betalingsvilje i markedet. Dette, i tillegg til skattemessige forhold knyttet til møbler, beskrives nærmere i Pål Restad sitt innlegg «Bør du leie ut med eller uten møbler? Dette er skattereglene og fallgruvene du må unngå»

5.    Innflytting med overtakelsesprotokoll

Før innflytting av nye leietakere er det viktig å dokumentere utleieobjektets tilstand. Dette kan gjøres med leietaker eller hver for seg. Det er viktig for utleier å få dokumentert fravær av mangler og skader, slik at det foreligger god dokumentasjon for eventuelle krav etter leieforholdets opphør. Dokumentasjonen føres inn i en overtakelsesprotokoll, også kalt innflyttingsprotokoll, og signeres av begge parter.

Når innflytningsprotokollen er signert, er det smart å gå gjennom kontrakten med tilhørende plikter. Her vil leietaker få en god oversikt over hva som forventes, og utleier kan forsikre seg om at leietaker har fått med seg alt. Det kan være lurt å gå gjennom objektet rom for rom, og forklare hvordan de tekniske installasjonene brukes. Eksempelvis bør du informere om at leietaker er ansvarlig for vedlikehold av vannlåser. Gjøres dette skikkelig, er det mindre sannsynlig at leietaker ringer midt på natten for å få hjelp med vaskemaskinen.  

Om du leier ut et kollektiv kan ofte eksisterende leietakere være behjelpelige med inn – og utflytning av leietaker. Eksisterende leietaker får være involvert i prosessen, bli kjent med ny leietaker samtidig og det reduserer jobben for deg som utleier.

‍

Les også: Dette må du ha på plass før leietaker flytter inn

6.    Utflytting med utflyttingsprotokoll

Hvis en leietaker sier opp leieforholdet, er det tid for utflytting og utflyttingsprotokoll. For å gjøre denne prosessen så sømløs som mulig, er det lurt å sette opp lister med oppgaver til leietaker. Oppgavene skal gjennomføres før leietaker flytter. Det er lurt å presisere at oppgaver som ikke er gjort ordentlig, blir dekket av leietakers depositum. På denne måten kan du forsikre deg om at flytting og utvask blir gjort på forsvarlig vis og spare deg for ytterligere oppfølging.

Hvordan man velger å strukturere lister og oppgaver kommer an på utleieobjektet, men det lønner seg å dekke alle områder for å redusere konflikt. Under er det satt opp et eksempel på hva en sjekkliste for utvask bør inneholde. Her står man fritt til å legge til/fjerne punkter i forhold til hva som passer.

•  Kjøkken – vegger, skap, kjøleskap/fryser, komfyr, vifte, benkeplate osv.
•  Stue/Spisestue/oppholdsrom – vegger, lysarmatur, vinduer, peis/ovn, osv.
•  Bad – vegger, skuffer/skap, vask/kraner, badekar/dusj, toalett, osv.
•  Garderober – vegger, listverk, lysarmatur, hyller, osv.
•  Garasje/boder/uteareal – fjerne søppel og eiendeler, gulv, klippe gresset, osv.

Ellers

•  Sjekk av røykvarslere
•  Sjekk at skader og mangler er reparert
•  Forsikre at alle eiendeler er flyttet og søppel er fjernet

Listen bør sendes til leietaker når oppsigelsen mottas, og igjen når utflyttingen nærmer seg. Når leietaker flytter ut, er det lurt å gå igjennom leiligheten etter nevnte liste og notere ned forhold i en utflyttingsprotokoll. I protokollen skal strøm – og vannmåler avleses, nøkler bekreftes overlevert og rengjøringen godkjennes. Er det skader eller mangler på objektet, skal dette også noteres ned slik at dette blir trukket fra depositumet.

‍

Les også: Når leietaker flytter ut: Dette er de 3 viktigste punktene du må ha oversikt over

Proaktive systemer gir fornøyde leietakere og reduserer utleiers tidsbruk

Det kan være tidkrevende å sette opp systemer og nye ordninger. Derimot vil det spare deg for mye tid i fremtiden. Har du gode systemer i alle ledd vil det kreve mindre oppfølging fra deg som utleier, og samtidig tilrettelegge for trivelige utleieobjekter med fornøyde leietakere. Sannheten er vel at både utleier og leietaker sjeldent ønsker å ringe hverandre til alle døgnets tider. Har du gode og tidseffektive systemer på plass er du posisjonert for videre skalering av utleieporteføljen.

‍